Guarda de Documentos
El servicio consta del retiro de los documentos físicos de su empresa para el almacenamiento en nuestras instalaciones, las cuáles cuentan con la seguridad apropiada que sus documentos requieren.
¿POR QUÉ CONTRATAR EL SERVICIO?
La guarda de los documentos en una empresa es normalmente un problema porque:
- Se requiere espacio físico apropiado.
- Exige cuantioso tiempo y experiencia de su personal para clasificar y almacenar los documentos.
- Se puede producir la pérdida de documentación de valor, por un almacenamiento inadecuado.
- Permanente inversión en estanterías, biblioratos, cajas, mantenimiento, desinsectación, etc.
¿QUÉ INCLUYE EL SERVICIO DE GUARDA DOCUMENTAL?
RELEVAMIENTO & RECEPCIÓN:
El relevamiento de la documentación a ser trasladada permitira la generación de la base de datos, que posteriormente se utilizará para la ubicación y consulta de los mismos. Las cajas, dispuestas a los efectos por File, son normalizadas para el mejor aprovechamiento de los espacios.
PRECINTADO E IDENTIFICACIÓN DE LAS CAJAS:
Una vez cerradas y antes de ser archivadas, serán precintadas en presencia del cliente con un precinto de numeración única. Cada contenedor posee un codigo de ubicación dentro del deposito.
CONSULTA DE LAS CAJAS:
El cliente puede consultar sus documentos cada vez que lo requiera.
A CAJA ABIERTA:
El documento requerido es enviado en forma física o electrónica, según la necesidad del cliente.
CONSULTA EN PLANTA:
Los clientes disponen en nuestra planta de una sala de consulta, la cual cuenta con fotocopiadora, plotter, escáner y PC.
CONSULTA REMOTA:
Las mismas se realizan a través de nuestro sitio web www.filesrl.com.ar. Cada usuario/cliente tiene una clave de acceso que garantiza la confidencialidad de la información, pudiendo realizar consultas de la base de datos de sus archivos, pedidos, consultas o reclamos.
EXPURGO DE DOCUMENTACIÓN:
Con la aprobacion del cliente se procede a la destrucción del archivo que haya cumplido su período de vida útil o de guarda legal.